審査登録の手順詳細
申請・契約・事前情報の入手
申請
申請者は、該当するマネジメントシステムの「審査登録申請書」に、必要事項をご記入いただき、当事業部宛にお送り願います。 当事業部では、ご申請いただいた内容を確認し、申請受理可否の判断をいたします。なお、ご希望の日程での審査実施が難しい場合、受理に先立ちご相談させていただきます。
また、申請内容を検討するために追加情報をお願いする場合はご協力をお願いいたします。なお、当事業部では、下記業種につきましては、審査登録業務を実施しておりませんので、予めご承知おき願います。
- 高度な専門知識が必要で審査員の確保及びチーム編成が困難な場合
- 労働組合の活動、宗教組織の活動、政治組織の活動、射倖業
業務の合意
申請受理後、マネジメントシステム審査登録業務に係る、申請組織と当事業部との義務等を定めた「マネジメントシステム審査登録業務に関する合意書」に申請組織、当事業部両者の権限をもった代表者の署名・押印により、マネジメントシステム審査登録業務についての合意を締結させていただきます。事前調査書
合意締結後、以下の情報を含んだ「事前調査書」の提出をお願いいたします。- 受審組織の名称、所在地
- 経営責任者、管理責任者、連絡担当者の氏名、役職
- 対象となる業務、従事者数、業務の特徴、組織図
- マネジメントシステムを構成する文書の体系図
登録審査の実施
審査チームは、適用規格に基づき、登録審査を実施します。審査に際しては、受審組織のご協力をお願いいたします。
登録審査は、新規登録に当たっての必須の審査であり、第一段階登録審査と第二段階登録審査の２段階に分けて実施いたします。どちらも、審査対象の組織を審査チームが直接訪問し実施いたします。審査員の質問に直接答えていただいたり、必要な文書、記録などの確認をさせていただいたりします。また、工場であれば製造現場に出向いたり、サービス業であればサービス提供の現場を観察させていただいたりもします。
第一段階登録審査
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審査日程の調整
当事業部は、受審組織の希望をお伺いした上で、審査日程を設定いたします。受審組織は、その後に発生した予定変更などの理由に基づき、審査日程の変更を申し出ることができます。 -
審査チームの承認
当事業部は、受審組織が該当する産業分野の専門性等を考慮して、第一段階登録審査の審査チームを選定します。受審組織は、当事業部が選定した審査チームのメンバー構成に関し、正当な理由がある場合には、特定の審査チームメンバーに対する忌避を当事業部に申し出ることができます。 -
審査用資料の提出
受審組織におかれましては、審査チームが 審査の準備を行う上で必要な資料 をご提出ください。提出期限は、審査日程の提案時にご提示いたします。
これら審査用の資料は、審査に使用する以外は、機密保持の対象として当事業部で管理いたします。 -
審査実行計画の調整
受審組織は、当事業部からお送りする審査実行計画（詳細スケジュール）等に関し、必要により調整を申し入れることができます。 -
実地審査
事前提示いただいた審査資料に対する考察、ならびに承認された審査実行計画に基づき、承認された審査チームが実地審査を実施いたします。
審査チームは、実地審査最終日、受審組織の経営責任者（又は管理責任者）の参加をお願いする終了会議において、適用規格に対する受審組織の適合性、有効性に関して、報告いたします。
上記終了会議の後、審査結果報告への合意の証として、受審組織の署名をお願いいたします。合意できない場合は、合意できない理由を明記した文書を添えて当事業部へご提出願います。
合意した場合であっても、受審組織は当事業部に対し、審査結果に対し、意見を提出することができます。懸念事項が検出された場合、受審組織は対応していただく必要があります。懸念事項への対応結果は、第二段階登録審査において確認いたします。
第二段階登録審査
| 審査日程の調整 | → | 審査チームの承認 | → | 審査用資料の提出 | → | 審査実行計画の調整 |
|---|
実地審査の最後に行われる終了会議において、審査チームは審査結果をご説明いたします。
不適合／軽微な不適合があった場合、受審組織は是正処置／是正計画を実施する必要があります。検出された不適合に対する是正処置の完了、又は軽微な不適合に対する是正計画の適切性が確認できるまで、判定委員会に「登録」の上申はできません。
検出事項の区分（第二段階登録審査に適用）
審査で検出された検出事項は、次の二つの区分で報告いたします。＜不適合＞
＜軽微な不適合＞
審査結果の報告・確認（終了会議）、是正処置
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審査結果報告に対するコメント
審査チームは、受審組織の経営責任者（又は管理責任者）の参加をお願いする終了会議において、適用規格に対する受審組織の適合性、有効性に関して、報告いたします。
受審組織は、審査チームが検出した検出事項及びその根拠等について確認するために必要な質問をすることができます。
上記終了会議の後、審査結果報告への合意の証として、受審組織の署名をお願いいたします。
合意できない場合は、合意できない理由を明記した文書を添えて当事業部へご提出願います。
合意した場合であっても、受審組織は当事業部に対し、審査結果に対し、意見を提出することができます。 -
是正確認審査（該当する場合）
不適合に対する是正処置を確認する為に、必要な場合は是正確認審査を行います。 -
是正処置に対する書面による回答（該当する場合）
不適合／軽微な不適合の原因を調査の上、是正処置／是正計画について、書面による回答をお願いいたします。その内容を審査チームが確認いたします。 -
判定委員会用資料の作成
審査チームは、実地審査結果及び受審組織から提出された是正処置／是正計画を評価し、判定委員会に報告するための資料を作成いたします。
審査結果の判定・登録・公表
登録の判定
審査チームは受審組織から提出された是正処置／是正計画とその完了の回答を確認･評価した上で、判定委員会に報告します。判定委員会は審査チームの報告等に基づき、登録可否を審議いたします。この時受審組織からコメントが提出されていれば、それもあわせて審議いたします。判定結果は、当事業部から受審組織に書面にてご連絡いたします。
登録・公表
登録が決定すると、当事業部から受審組織に対して登録証を交付いたします。当事業部は、登録された受審組織を当事業部のホームページで公表いたします。
また、認定機関への登録に対しては、必要な事務処理を当事業部がいたします。登録情報の公表は、組織のご希望に基づき､認定機関のホームページでも行います。
| ■各規格と認定機関一覧 | |||
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【新規登録】判断基準は下記の通りです。 ■次のすべてが満たされていること。
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公益財団法人 日本適合性認定協会 （JAB） |
QMS EMS FSMS FSSC |
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| 一般社団法人 情報マネジメントシステム認定センター （ISMS-AC） |
ISMS +クラウドセキュリティ |
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登録の維持
登録後は、登録時に配付いたします「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に基づき、マネジメントシステムを維持管理していただきます。当事業部は、登録組織に対して、審査を定期的に実施し、組織のマネジメントシステムの登録維持状態を確認･評価いたします。
また、当事業部は、審査以外の下記の活動を通じても登録組織のマネジメントシステムの維持状態を確認・評価いたします。
- 登録に関する登録組織への問い合わせ
- 組織が公表している情報のレビュー
- 必要に応じ登録組織への文書及び記録の提供の要請
定期維持審査・更新審査、並びに審査結果の判定、登録及び公表
登録組織は、登録の有効期間内において、当事業部が１年ごとに実施する定期維持審査を受けていただきます。また有効期限（3年）以降も登録を継続される場合は、更新審査を受けていただきます。第１回目の定期維持審査は、原則として登録から約６ヵ月後に実施いたします。その後は、原則として、前回審査から１２ヵ月後に実施いたします。
なお、FSSCでは、定期維持審査において、非通知審査が実施されます。
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事前調査書（定期維持審査・更新審査）
審査計画作成のため、事前調査書の提出をお願いいたします。 -
実地審査
上記手順の後、事前提示いただいた審査資料に対する考察、及び承認された審査実行計画に基づき、承認された審査チームが実地審査を実施いたします。審査日程の調整 → 審査チームの承認 → 審査用資料の提出 → 審査実行計画の調整
実地審査の最後に行われる終了会議において、審査チームは、審査結果をご説明いたします。
不適合／軽微な不適合があった場合、受審組織は是正処置／是正計画を実施する必要があります。定期維持審査・更新審査で検出された不適合に対する是正処置の完了、又は軽微な不適合に対する是正計画の適切性が確認できるまで、判定委員会に「登録維持」又は「登録更新」の上申はできません。
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検出事項の区分（定期維持審査・更新審査に適用）
定期維持審査・更新審査で検出された検出事項は、次の三つの区分で報告いたします。
＜不適合＞
＜軽微な不適合＞
＜改善事項＞ -
是正確認審査（該当する場合）
不適合に対する是正処置を確認するために、必要な場合は是正確認審査を行います。 -
是正処置に対する書面による回答（該当する場合）
不適合／軽微な不適合の原因を調査の上、是正処置／是正計画について、書面による回答をお願いいたします。その内容を審査チームが確認いたします。 -
判定委員会用資料の作成
審査チームは、実地審査結果及び受審組織から提出された是正処置／是正計画を評価し、判定委員会に報告するための資料を作成いたします。 -
審査結果の判定
審査チームは受審組織から提出された是正処置／是正計画を確認･評価した上で、判定委員会に報告し、判定委員会が登録維持又は登録更新の可否を審議いたします。この時受審組織からコメントが提出されていれば、それもあわせて審議いたします。
判定結果は、当事業部から受審組織に書面にてご連絡いたします。【登録維持・更新】判断基準は下記の通りです。
■次のすべてが満たされていること。- 当該の審査要領書及び技術指針に適合した審査が実施されたこと
- 不適合に対する是正処置が完了していること
- 軽微な不適合に対する是正計画が策定されていること
- 以上の結果、審査チームから判定委員会へ登録維持又は登録更新が上申されていること
- 登録範囲が妥当であること
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更新審査後の審査
更新審査の後も「定期維持審査→定期維持審査→更新審査」の順で審査を受審いただくことで、登録が維持されます。
システムの変更届／事前調査書の変更届の提出
申請中（登録前）の、又は登録された組織は、登録前は「事前調査書の変更届」、登録後は登録証の交付時にあわせてお渡しする「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に従って、「マネジメントシステム登録情報 変更届」により、マネジメントシステムに係る変更内容を遅滞なく当事業部にご連絡願います。当事業部は、変更届の内容を確認し、今後の対応について、受審組織に連絡いたします。
システム変更確認審査等（該当する場合）
登録組織がマネジメントシステムの変更（対象組織や業務の拡大、縮小、その他）を実施した場合は、システム変更確認審査を実施し、変更後もマネジメントシステムが適切に維持されていることを確認いたします。システム変更確認審査の手順は、更新審査の手順に準じます。
なお、システム変更確認審査の実施前に、対象となる部門について、内部監査･マネジメントレビューが実施されていることが必要です。
また、対象のマネジメントシステムに関係する事故が発生した場合又は第三者から苦情が寄せられた場合は、必要に応じて立入審査を実施いたします。
システム変更確認審査等の結果は判定委員会で審議され、登録範囲の拡大、縮小、登録の継続、一時停止、取消しが判定されます。
マネジメントシステム審査登録制度に係る基準の変更
マネジメントシステム審査登録制度に係る基準が変更となった場合、登録組織は、指定される期間内に必要な対応を行った後、当事業部の確認を受ける必要があります。登録の一時停止及び取消し
登録の縮小
当事業部は、次の場合に、組織の登録範囲を縮小する決定をすることがあります。- 組織の経営責任者の配下部門、社内他部門、複数の場所にある事業所・営業所及び外注・業務委託先、所在地、製品・サービス並びに業務機能について登録の要求事項を満たさない部分があった。
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登録の縮小の手順
登録縮小までの手順は下記の通りです。- 審査の実施
- 判定委員会の決定
登録の一時停止・取消し
当事業部は、次の場合に、組織の登録を一時停止又は取消しすることがあります。- 受審組織が登録の要求事項を継続的に満たさない
- 受審組織が登録の規則を遵守しない
- 受審組織から要請のあった場合
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登録一時停止又は登録取消しの手順
登録一時停止又は登録取消しまでの手順は下記の通りです。-
事実の確認
当事業部は次の手段で情報を収集します。- 審査中の情報収集
- 報道又は外部からの情報提供に基づく組織への問い合わせ
- 組織からの申し出
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登録一時停止又は登録取消しの可能性の判断
当事業部は次の基準に基づき判断します。- 登録範囲との関係
- 関連する規制、基準の要求事項と不適合との関係
- 不適合の認識の度合い
- 組織的な関与の度合い
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判定委員会での審議
- 当事業部が判断理由、上申内容、解決の条件、解決までの期限を判定委員会に上申します。
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事実の確認
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一時停止及び取消しに従う処置
登録の取消しを受けた組織は、当事業部に登録証を返却し、登録を引用している全ての宣伝・広告及び表示を中止していただきます。一時停止の場合は「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に従って適切な対応をしていただきます。
当事業部は、登録を一時停止又は取消した組織を当事業部ホームページで公表いたします。
登録の一時停止については、その理由が解消されたことを当事業部が確認できた時点で、解除（登録を復帰）いたします。
登録の返上
登録組織が何らかの理由により、登録を返上する場合には、「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に従って、当事業部にご連絡願います。所定の手続きが完了すると、登録は失効します。登録の失効後に、返上した登録を復帰する場合は、未完了だった更新審査の実施及び判定が登録の失効から6ヶ月以内に完了すれば、登録を復帰できます。そうでない場合は、少なくとも第二段階登録審査を実施します。その場合、有効期限は、前の登録の周期に基づきます。当事業部にご連絡願います。
申請組織／登録組織の権利と義務
権利
申請組織及び登録組織は以下の権利を有します。- 申請組織及び登録組織は、当事業部から、本手順並びに登録組織の権利及び義務について記述した「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」の提供を受けます。
- 登録組織は、その組織が発行する広報物などに、「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に従って、登録されていることについて言及することができます。
- 登録組織は、当事業部より付与されたロゴマークを「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」に従って、使用することができます。
- 申請組織及び登録組織は、当事業部の登録に関する決定結果に異議ある場合には、異議申立てをすることができます。
- 申請組織及び登録組織は、当事業部の審査登録業務に係る事項に関して苦情を申し出ることができます。
義務
申請組織及び登録組織は、当事業部に対して以下の義務を負います。- インターネット、パンフレット若しくは広告、又は他の文書などのコミュニケーション媒体に登録の事実を引用する場合、「マネジメントシステム登録維持管理遵守事項」の要求事項に適合すること。
- 登録に関連して誤解を招く表明を、自ら行わず、他者による表明も許さないこと。
- 登録文書又はその一部を、誤解を招く方法で自ら使用せず、他者による使用も許さないこと。
- 登録の一時停止又は取消しを受けた場合、当事業部の指示に従うこと。特に取消しの場合、登録の引用を含むすべての広告物の使用を中止すること。
- 登録範囲が縮小された場合、すべての広告物を修正すること。
- 製品（サービスを含む）又はプロセスを当事業部が登録したと受け取られる方法で、マネジメントシステム登録の事実を引用しないこと。
- 登録範囲外の活動にも登録が及んでいると受け取られないようにすること。
- 審査結果の如何にかかわらず、当事業部が請求する審査のための料金を支払うこと。また、登録された後は、登録維持のための料金を負担すること。なお、支払われた料金は当事業部の責に帰す場合を除き返却されません。